Prozesse und Abläufe

Es gibt verschiedene Prozesse, die sicherstellen, dass Ihre Anfragen effizient bearbeitet werden. Dazu gehören Genehmigungsprozesse, bei denen bestimmte Anfragen erst durch eine autorisierte Person freigegeben werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können. Außerdem können Sie abgeschlossene Anfragen einsehen und bei Bedarf erneut öffnen oder darauf zugreifen. Diese klar strukturierten Abläufe gewährleisten, dass jede Anfrage den richtigen Weg nimmt und transparent verfolgt werden kann.

Anfragen genehmigen

Für bestimmte Anfragen ist eine Freigabe durch eine genehmigende Person erforderlich, bevor sie weiter bearbeitet werden können. Falls Sie selbst für die Genehmigung solcher Anfragen verantwortlich sind, können Sie diese unkompliziert freigeben.

Hier finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie eine Anfrage genehmigen können.

1. Benachrichtigung über Freigabeanfrage:

   • Wenn eine Freigabe erforderlich ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Portal oder per E-Mail.

2. Anfrage aufrufen:

   • Melden Sie sich im Kundenportal an und navigieren Sie zu ‘Anfragen’.

   • Suchen Sie die Anfrage, die auf Ihre Freigabe wartet, und öffnen Sie diese.

3. Anfrage freigeben:

   • In der Anfrageansicht erscheint ein Button ‘Freigeben’.

   • Klicken Sie auf 'Freigeben', um Ihre Zustimmung zu erteilen und den Bearbeitungsprozess fortzusetzen.

Falls Sie die Anfrage nicht freigeben möchten oder weitere Informationen benötigen, können Sie alternativ eine Rückmeldung im Kommentarfeld hinterlassen.

Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass bestimmte Anfragen erst nach Genehmigung bearbeitet werden, was zusätzliche Kontrolle und Abstimmung ermöglicht.

Anfragen genehmigen lassen

Falls Sie nicht die genehmigende Person für die Anfrage sind, muss diese zunächst von einer berechtigten Person in Ihrer Einrichtung freigegeben werden, bevor die Bearbeitung fortgesetzt werden kann.

1. Warten auf Freigabe:

   • Wenn Sie nicht die freigabeberechtigte Person sind, wird die Anfrage automatisch an die entsprechende Person in Ihrer Organisation weitergeleitet.

2. Statusüberprüfung:

   • In der Anfrageübersicht können Sie den aktuellen Status der Freigabe einsehen (z.B. 'Warten auf Genehmigung').

   • Sobald die genehmigende Person die Anfrage freigegeben hat, wird der Status entsprechend aktualisiert und der Bearbeitungsprozess fortgesetzt.

Abgeschlossene Vorgänge

Gelöste Anfragen werden nach 7 Tagen automatisch geschlossen. Innerhalb dieser Woche haben Sie die Möglichkeit, den Vorgang selbst erneut zu öffnen, falls weitere Klärungen oder Anpassungen erforderlich sind.

Nach Ablauf der 7 Tage wird die Anfrage endgültig geschlossen und kann nicht mehr wiedereröffnet werden. Sollte das Anliegen danach noch relevant sein, können Sie einfach eine neue Anfrage erstellen, um das Thema weiter zu bearbeiten.