Berichtswesen

Je nach Einrichtungstyp und -art sind Berichte z.B. zur Verlängerung oder zum Abschluss der Leistung an den Kostenträger, wie der ärztliche Reha-Entlassungsbericht an die DRV, erforderlich. Die Dokumentation der hierfür relevanten Informationen findet, bei entsprechender Konfiguration, auf der Lasche 'Berichtswesen' statt.

Informationen zur Konfiguration des Berichtswesens finden Sie im Artikel Berichtswesen - Konfiguration.

Um Berichtsteile für einen Aufenthalt anzulegen, wählen Sie die Funktion 'Neu anlegen'.
Wurden verschiedene 'Berichte' definiert, weil Sie in Ihrer Einrichtung z.B. unterschiedliche Leistungen erbringen und daher unterschiedliche Entlassungsberichte an den Leistungsträger versenden müssen (z.B. für die Medizinische und die Berufliche Reha), sehen Sie zuerst eine Auflistung der vorhandenen Berichte und danach die Auflistung der 'Einzelnen Berichtsteile'.
Haben Sie keine 'Berichte' konfiguriert, sehen Sie nur die Auswahl 'Einzelne Berichtsteile'.
Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Neuanlage zur Verfügung. Sie können:

• alle Berichtsteile eines Berichtes auf einmal anlegen (wenn Sie 'Berichte' definiert haben)

• jeden Berichtsteil eines Berichtes einzeln anlegen (wenn Sie 'Berichte' definiert haben)

• wenn Sie auf 'Neu anlegen - Einzelne Berichtsteile' klicken:

  • alle für diesen Mandanten aktiven Berichtsteile auf einmal anlegen

  • alle für diesen Mandanten aktiven Berichtsteile eines Bereiches auf einmal anlegen

  • einen bestimmten Berichtsteil eines bestimmten Bereiches anlegen

Zum Bearbeiten von Berichtsteilen nutzen Sie den Button 'Bearbeiten'. Nachfolgende Informationen finden Sie im Artikel Berichtsteile bearbeiten.

Berichtsteile können über die Funktionalität 'Löschen' entfernt werden. Sie haben die Möglichkeit Berichtsteile einzeln zu löschen, diese per Multiselect vorauszuwählen und dann zu löschen, oder per Rechtsklick auf einen Berichtsteil alle Berichtsteile auszuwählen und diese dann gesamt zu löschen. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, alle Berichtsteile eines bestimmten Bereiches mit einem Mal zu löschen, indem Sie mit rechts hinter den Bereich, z.B. Anamnese, klicken, 'alle dieser Gruppierung auswählen' und im Anschluss löschen.

Genau wie im Terminkalender steht Ihnen auch hier die Funktion 'Dokumentationen sammeln' zur Verfügung. Alle Termine, die mit einer Dokumentation versehen sind, werden beim Betätigen dieses Buttons angezeigt.

Wurden in den Stammdaten auf der Karteikarte ‘Maßnahme' das Aufnahme- oder das geplante Entlassdatum geändert, verändert sich der Button 'Fälligkeiten aktualisieren' farblich, wenn bei der Änderung in den Stammdaten die Abfrage, ob die Fälligkeiten auf Grund der Änderung in den Aufenthaltsdaten neu berechnet werden sollen, nicht bestätigt wird. Die Uhr in dem Button wird dann ‘rot’ angezeigt.
Um die Fälligkeiten an die veränderten Stammdaten anzupassen, klicken Sie auf den Button.
Es erscheint eine Abfrage, ob Sie die Fälligkeiten zurücksetzen wollen. Nach dem Bestätigen werden die Fälligkeiten gemäß der Konfiguration in den 'Mandanten Einstellungen' an die Daten auf der Karteikarte 'Maßnahme' angepasst und das Symbol ändert die Farbe erneut und die Uhr wird wieder 'grün’ angezeigt.
Haben Sie für einzelne Berichtsteile manuell die Fälligkeit verändert, verändert sich das Symbol nicht. Sie können dennoch jederzeit alle Fälligkeiten entsprechend der Konfiguration in den 'Mandanten Einstellungen' zurücksetzen, indem Sie auf den Button 'Fälligkeiten aktualisieren' klicken.

Das Berichtswesen ist revisionssicher, der Änderungsverlauf ist für den Bearbeiter sichtbar. Klicken Sie auf den Button 'Historie anzeigen'. Hier werden Ihnen alle Vorversionen des ausgewählten Berichtsteils angezeigt. Die aktuelle Bearbeitung wird in der Historie nicht aufgeführt. Mit einem Doppelklick können Sie sich die Details der jeweiligen Vorversion anschauen.

Um eine Nachricht zu einem Berichtsteil zu schreiben, verwenden Sie den Button ‘Neue Nachricht'. Wählen Sie den Empfänger aus, schreiben die Nachricht und nutzen anschließend den Button 'Senden' für den Versand der Nachricht. Alternativ steht auch per Rechtsklick im Kontextmenü die Option 'Neue Nachricht’ zur Verfügung.

Möchten Sie sich zu diesem Berichtsteil eine Aufgabe erstellen, um die Bearbeitung z. B. an einem bestimmten Tag zu erledigen, klicken Sie auf den Button ‘Neue Aufgabe’. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Aufgabe und geben Sie das Fälligkeitsdatum ein. Bei Bedarf können unter ‘Inhalt’ Notizen eingegeben werden. Speichern Sie die Aufgabe mit dem Button ‘Bestätigen’. Alternativ steht auch per Rechtsklick im Kontextmenü die Option 'Neue Aufgabe’ zur Verfügung.

Mit einem Klick auf den Button ‘KI-Inhalte generieren’ öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die vorab für die KI-Freigabe markierten Termine und/oder Dokumente im Dokumentenmanager angezeigt bekommen. Hier können Sie auch einzelne KI-Freigaben wieder entfernen und mit einem Klick auf den Button ‘Bestätigen’ werden die markierten Inhalte der KI zur Verfügung gestellt. Der Button ändert dann die Beschriftung zu ‘KI-Inhalte werden generiert’ und ist ausgegraut, bis die KI-Inhalte generiert wurden. Danach lautet die Bezeichnung des Buttons ‘KI-Inhalte aktualisieren’. Alternativ steht auch per Rechtsklick im Kontextmenü die Option 'KI-Freigabe’ zur Verfügung.

War der Aufenthalt bereits bei Ihnen in der Einrichtung, können Sie Berichtsteile aus dem alten Fall in den neuen Fall übertragen.
Markieren Sie im Grid die gewünschten Berichtsteile (Multiselect ist möglich) und wählen den Button ‘Vom Voraufenthalt einlesen’ oder per Rechtsklick die Option ‘Vom Voraufenthalt einlesen’.
Im sich öffnenden Fenster werden Ihnen nun die Voraufenthalte, die auf der Lasche ‘Aufenthalte’ verknüpft sind, angezeigt. Wählen Sie den entsprechenden Aufenthalt, aus dem Sie die Berichtsteile übertragen möchten, aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken.
Sie haben darüber hinaus auch die Möglichkeit, gesammelt alle Berichtsteile des Voraufenthaltes per Datenübernahme zu übernehmen. Dazu dürfen unter ‘Akte - Berichtswesen’ noch keine Berichtsteile angelegt sein. Wenn Sie dann unter ‘Akte - Aufenthalte’ den gewünschten Voraufenthalt markieren und den Button ‘Datenübernahme’ nutzen, können Sie durch das Aktivieren des Schiebereglers ‘Berichtswesen’ alle Berichtsteile des Voraufenthaltes übernehmen.

Um die Sichtbarkeit der Berichtsteile je nach hinterlegter Verantwortlichkeit zu steuern, verwenden Sie die entsprechende Filteroption. Standardmäßig sehen Sie hier 'alle Verantwortlichkeiten'. Sie können diese aber verändern und zwischen allen Benutzern, allen Verteilerlisten und allen Funktionen auswählen. Der eigene Benutzer und alle Verteilerlisten, zu denen der Benutzer gehört, werden blau dargestellt, die anderen orange. Die ’Funktion‘ wird dann blau dargestellt, wenn der angemeldete Benutzer bei diesem Aufenthalt die gewählte Funktion innehat. Wählen Sie 'meine Verantwortlichkeiten' werden Ihnen alle Berichtsteile angezeigt, bei denen Sie entweder als verantwortlicher Benutzer hinterlegt wurden und/oder eine Verteilerliste, der Sie angehören, als Verantwortlichkeit hinterlegt wurde und/oder eine Funktion, die Sie bei diesem Aufenthalt innehaben, hinterlegt wurde.

Um sich den Inhalt aller Berichtsteile anzeigen zu lassen, ohne diese öffnen zu müssen, nutzen Sie die ‘Detailansicht'. Klicken Sie hierzu auf den Button ‘Details ausgeblendet' und wählen 'Details eingeblendet'.
Der Status des Berichtsteils wird berücksichtigt: Ist ein Berichtsteil noch im Status 'unbearbeitet' (rot) wird nichts angezeigt. Ist der Status 'in Bearbeitung' (gelb) wird der Text rot und kursiv ausgegeben. Ist der Status 'bearbeitet’ (grün) bzw. 'Korrektur gelesen’ (lila) wird der Text schwarz ausgegeben.

Sollten Änderungen nicht sofort sichtbar sein, nutzen Sie den Button zum 'Aktualisieren'. 

Mit dem Button ‘Infothek’ gelangen Sie in unsere Wissensdatenbank.

Tipp:
Wollen Sie, die entsprechenden Benutzerrechte vorausgesetzt, mehrere Verantwortlichkeiten gesammelt auf einmal verändern, gruppieren Sie die Spalte 'Verantwortlichkeit.' Klicken Sie nun die Gruppierung, deren Verantwortlichkeit Sie ändern wollen, mit der rechten Maustaste an. Es steht Ihnen die Funktion 'Verantwortlichkeit dieser Gruppierung ändern' zur Verfügung und Sie können entscheiden, ob Sie als neue Verantwortlichkeit einen festen 'Benutzer', eine 'Verteilerliste' oder eine 'Funktion' hinterlegen wollen. (Weiterführende Hinweise zur Konfiguration finden Sie in den Artikeln Benutzer, Verteilerliste und Funktion erstellen.)

Zusätzliche Informationen:
Die Inhalte der einzelnen Berichtsteile können in Word-Dokumenten ausgegeben werden, wenn diese entsprechend konfiguriert und die passenden Platzhalter gesetzt sind. (Wie Sie im Artikel Word Makro nachlesen können, darf das Dokument 'E-Bericht', das die Inhalte der einzelnen Berichtsteile ausgibt, nicht über die normale Word-Druckfunktion gedruckt werden, sondern muss immer über die Druckfunktion aus dem Makro heraus gedruckt werden. Bei Nichtbeachtung dieser Vorgabe wird die Formatierung des Dokumentes zerstört. Das gilt nicht nur, wenn Sie das Berichtswesen nutzen, sondern beim Drucken jeglicher E-Berichte. Nachfolgende Informationen finden Sie auch im Artikel FAQ - im E-Bericht steht in der Kopfzeile 'Fehler! AutoText-Eintrag nicht definiert'.)

Beim ärztlichen Reha-Entlassungsbericht verfassen Sie auf der Lasche 'Berichtswesen' nur den Freitext, die Seite 2ff. Der Formularteil (Seite 1, Seite 1a und Seite 1b) wird auf der Lasche 'E-Bericht' erfasst. Informationen hierzu finden Sie im Artikel E-Bericht.