Datenlieferungen in der Suchthilfe

Neben der Standardjahresauswertung im Rahmen der Deutschen Suchthilfestatistik können Sie weitere, unter anderem bundeslandbezogene, Datensammlungen mit PATFAK ausführen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Datensammlung: Das Einsammeln, Prüfen und Aufbereiten der Daten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Aggregierung der Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik durch das Tool des IFT kann auch auf schnellen Rechnern durchaus über Stunden, auf Grund der neuen Datenstruktur, sogar Tage dauern.

Hinweise

Für die Deutsche Suchthilfestatistik muss der Einrichtungsbogen ('Konfiguration - Einrichtungsbogen') vollständig ausgefüllt sein. Die Auswahl 'keine Angabe' führt zu Fehlermeldungen bei der Aggregierung. Das Aggregierungsprogramm führt eine Prüfung auf die Einrichtungsdaten durch und meldet Ihnen ggf. fehlende Werte.

Die DBDD (Deutsche Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht) hat seit 2007 ein Einrichtungsregister aufgebaut. Wenn Sie an der Jahresauswertung 2007 teilgenommen haben und/oder im Register verzeichnet sind, wurde Ihnen Ihr Einrichtungs-Code mitgeteilt. Sollten Sie für eine oder mehrere Ihrer Einrichtungsarten bisher keinen Einrichtungscode erhalten haben, wenden Sie sich bitte per Mail an: register@ift.de. Bitte geben Sie den Einrichtungs-Code (4-stellig) in das dafür vorgesehene Feld im Einrichtungsbogen unter 'Konfiguration - Einrichtungsbogen' ein.

Einige Angaben für die Datensammlung werden den 'Mandanten Einstellungen' entnommen. Für die Datensammlung zur Deutschen Suchthilfestatistik sind das die Einrichtungsart (stationär, teilstationär, ambulant), der Fachverband und das eingesetzte Dokumentationssystem sowie Kontaktdaten und das Bundesland. Diese Angaben steuern die Auswahl der möglichen Empfänger der Daten. Falls diese Angaben noch nicht gepflegt sind, sollten Sie dies vor der Datensammlung unter 'Administration - Mandanten Einstellungen' nachholen.

Ambulante Einrichtungen beachten Folgendes: Wenn die Kontakte für das Feld '2.6.2 Kontaktzahl' automatisch gezählt werden (d.h. die entsprechende Konfiguration in den Mandanten Einstellungen ist vorgenommen und im KDS-F ist nicht das Häkchen bei 'Manuell' gesetzt und die Terminart enthält das Statistikkennzeichen 'T0'), wird durch das Ausführen der Datensammlung für jeden Fall, der in der Datensammlung enthalten ist und die entsprechenden Bedingungen erfüllt, ein erneutes Zählen der Termine im Terminkalender gestartet und der Eintrag im Feld '2.6.2 Kontaktzahl' aktualisiert.

Daten für die 'Datensammlung Deutsche Suchthilfe Statistik (IFT)' aggregieren

ACHTUNG! Die Aggregierung und der anschließende Versand per E-Mail kann extrem viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenden Sie sich bei Problemen bitte direkt an das IFT.

Für die Datensammlung zur Deutschen Suchthilfestatistik (IFT) ist nach Ende der Aufbereitung noch ein weiterer Schritt erforderlich. Starten Sie das Aggregierungsprogramm des IFT über den Button 'IFT Aggregieren'. Dieses Programm bereitet die Daten nochmals in besonderer Weise auf.
Der Standardpfad für das Abspeichern der Ergebnisse ist ebenfalls voreingestellt und kann nicht geändert werden.
Bevor Sie die Aggregierung der Kerndaten starten können, müssen Sie in der Checkbox bestätigen, dass Sie die Daten des Einrichtungsbogens geprüft und gegebenenfalls aktualisiert haben. Zunächst wird über den Button 'Auswertung Kerndaten' eine Vollständigkeitsprüfung der Einrichtungsdaten gestartet. Ist der Einrichtungsbogen nicht komplett ausgefüllt, kann die Aggregierung nicht gestartet werden. Ergänzen Sie die im Zuge der Vollständigkeitsprüfung angemahnten Daten in ihrem Einrichtungsbogen und wiederholen dann den Export. Wenn der Einrichtungsbogen alle erforderlichen Daten enthält, haben Sie die Möglichkeit eine Missingwert-Prüfung der Kerndaten zu starten. Diese Prüfung ermittelt die derzeitige Höhe der fehlenden Angaben (Missing Values).
Die Aggregierung der Kerndaten durchläuft anschließend zahlreiche Durchgänge. Der aktuelle Stand wird in einem Fenster in der rechten oberen Ecke angezeigt. Nach Beendigung aller Durchläufe erscheint die Meldung ‘Aggregierung korrekt beendet‘. Der Versand der aggregierten Daten muss nach der Meldung 'Aggregierung korrekt beendet' manuell ausgeführt werden.

Eine Anleitung für das Aggregations-Programm finden Sie unter Anleitung zum Installationsprogramm für die Standardjahresauswertung der Deutschen Suchthilfestatistik (DSHS)

Übermittlung der Daten

• Deutsche Suchthilfestatistik: per E-Mail an dshsdoku@ift.de

• Fachverband 'bus.': Datenannahmestelle des bus.

• Fachverband Sucht e.V.+: Datenannahmestelle des FVS+

• ambulante Angebote in Nordrhein-Westfalen: per E-Mail an bado-nrw@isd-hamburg.de

• ambulante Angebote in Schleswig-Holstein: per E-Mail an bado-sh@isd-hamburg.de

• BADO Hamburg: nur persönliche Abgabe

• ambulante Angebote in Berlin: doku@ift.de

• NLS für Niedersachen: info@nls-online.de

• Sachbericht für das Land Brandenburg: Datenannahmestelle der BLS

• Sachbericht für das Land Bremen: johann.luecken@gesundheitsamt.bremen.de

• Doku Stadt Stuttgart: Datenannahmestelle der Stadt Stuttgart

• Doku Stadt Freiburg: Datenannahmestelle der Stadt Freiburg

• ARS-Katamnese-Datensammlungen: Datenannahmestelle des Caritas-Verbandes

Besonderheiten zum Versand

Nur für Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen:
Ambulante Einrichtungen aus Nordrhein- Westfalen, die die Daten an das ISD liefern, müssen die Daten nicht zusätzlich an das IFT senden. Die IFT Aggregierung ist aber trotzdem möglich, um die Excel-Auswertungen für eigene Zwecke zu nutzen.
Alle anderen Einrichtungen liefern die Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik direkt an das IFT.

Nur für Einrichtungen in Berlin:
Bei der Datensammlung der Daten aller Einrichtungen aus Berlin wird eine 2. Ergebnisdatei mit einem einrichtungsübergreifenden anonymisierten Personencode (HIV-Code) erzeugt. Dieser Export muss direkt bis zum 31.03.2020 an das IFT Institut für Therapieforschung (Mail-Adresse: doku@ift.de, Postadresse: Parzivalstr. 25, 80804 München) geschickt werden. Führen Sie daher bitte die 'Datensammlung - Deutsche Suchthilfe Statistik (IFT)' und die 'Datensammlung - Land Berlin (IFT)' aus.

Nur für ambulante Einrichtungen in Brandenburg:
Führen Sie bitte die 'Datensammlung - Deutsche Suchthilfe Statistik (IFT)' und die 'Datensammlung - Land Brandenburg (BLS)' aus, um sowohl die Deutsche Suchthilfestatistik als auch die Landesauswertung zu bedienen.

Nur für ambulante Einrichtungen in Hamburg:
Ambulante Einrichtungen in Hamburg erheben die BaDo Hamburg. Ein Versand der Daten per E-Mail ist nicht erlaubt. Die Datensammlung wird dem ZIS an einem dafür festgelegten Termin auf einem USB-Stick übergeben. Weitere Informationen finden Sie unter https://bado.de.

Nur für Einrichtungen in Schleswig-Holstein:
Ambulante Einrichtungen aus Schleswig-Holstein liefern die  Daten an das ISD und müssen diese Daten nicht direkt an das IFT senden. Alle anderen Einrichtungen liefern die Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik nur an das IFT.

Zusatzauswertungen für ambulante Einrichtungen in Baden-Württemberg:

Achtung: Die 'Datensammlung - Land Baden-Württemberg (IFT)' enthält sogenannte stichtagsbezogene Items. Diese müssen nach abgeschlossener Datensammlung und Übermittlung gelöscht werden, da die Erhebung für das neue Jahr wieder bei Null beginnen soll. Die Löschung passiert in PATFAK nicht automatisch, um Ihnen die Gelegenheit zu geben, die Daten mehrfach zu exportieren. Sie müssen nach Abschluss der Datensammlungen diese Löschung manuell ausführen.
Gehen Sie dazu im Programm unter 'Administration - Mandanten Einstellungen - Dokumentationen' und klicken dort im Bereich 'Items zurücksetzen' auf 'Jetzt zurücksetzen'.
Die Datenlieferung der Zusatzitems zu den beiden landesspezifischen Auswertungen 'Klienten in JVA' und 'Klienten in Substitution' ist in der Datenaggregierung zur Deutschen Suchthilfestatistik enthalten.

Fristen für die Datenabgabe

Die Datensammlungen der Basisdokumentation sind idR. bis 31.03. zu versenden.

Die Datensammlungen der Katamnese sind idR. bis 30.06. zu versenden.