In den Basisdokumentationen BADO Hamburg, dem KDS 3.0-NRW und dem KDS 3.0-Brandenburg ebenso wie im Sachbericht Bayern werden neben der Anzahl der gesamten Kontakte eines Aufenthalts auch Kontakte nach Kontaktart (z.B. face to face, telefonisch, Chat, Video) differenziert erhoben. Es ist neben der manuellen Erfassung in PATFAK und PATFAK ambu auch eine automatisierte Zählung über den Terminkalender möglich. Für PATFAK light steht nur die manuelle Erfassung zur Verfügung.
Hierbei handelt es sich um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.
Aktivierung der automatischen Zählung
Die Aktivierung muss pro Mandant erfolgen und kann nur komplett an- bzw. abgeschaltet werden. Bei aktivierter automatischer Zählung gilt dies für die gesamten Kontakte und die Kontaktarten. Eine manuelle Erfassung ist im Einzelfall immer möglich.
Zwischen den beiden Erhebungen (manuell bzw. automatisch) gibt es keine Verbindung. Die Summe der einzelnen Kontaktarten ergibt nicht zwangsläufig die Gesamtkontaktanzahl. Hintergrund ist, dass bei laufenden Fällen bereits Kontakte ohne Kontaktart dokumentiert sein können.
Zur Aktivierung der automatischen Zählung rufen Sie unter 'Administration - Mandanten Einstellungen' die Lasche 'Dokumentationen' auf und aktivieren Sie auf der Karteikarte 'Dokumentationen’ die Option 'Kontaktzählung aus der PATFAK Termin-Verwaltung'.
Bitte beachten Sie, dass nun bei allen Aufenthalten die automatische Zählung aktiviert ist, bei denen noch keine Anzahl manuell erfasst wurde.
Konfiguration der Terminarten
Damit ein Termin in der Gesamtanzahl der Kontakte gezählt wird, muss in der jeweiligen Terminart unter 'Kataloge - Terminarten - Kodierung' das Statistikkennzeichen 'T0' aktiviert sein.
Soll eine Terminart auch in einer der Kontaktarten gezählt werden, sind (zusätzlich zu dem Statistikkennzeichen 'T0') auf der Lasche 'Zusatzfelder' im Bereich 'Wie' entsprechende Einstellungen vorzunehmen.
Sie haben nun zwei Optionen, die Zählung zu realisieren: 'Fix' pro Terminart oder durch das 'Erheben' im Termin selbst.
Wir empfehlen Ihnen eine fixe Einstellung in der Terminart. Haken Sie dazu unter 'Wie' die Option 'Fix' an und setzen Sie bei der Art den Haken, unter welcher Kontaktart Sie diese Terminart zählen möchten. Achtung: Werden mehrere Arten gewählt, wird der Termin mehrfach gezählt.
Durch das Verwenden der Terminart im Kalender des Aufenthalts wird nun der Termin automatisch gezählt.
Alternativ können Sie bei den gewünschten Arten auch das 'Erheben' im Termin freigeben. Dabei wird der Haken entsprechend der Auswahl in der Terminart vorbelegt, ist aber im Termin selbst änderbar:
Zählung in der Akte
Auf der Lasche ‘Basisdoku' finden Sie u.a. auf der Karteikarte '6. Betreuungsende' (BADO Hamburg) bzw. der Karteikarte '2.6 Abschluss’ (KDS 3.0) eine Ausgabe der gezählten Kontakte. Diese Anzahl wird bei jeder Bearbeitung der Basisdokumentation und beim Ausführen der Datensammlung aktualisiert.
Durch den Haken 'Manuell' ist für das jeweilige Item die automatische Zählung deaktiviert.
