Word-Dokument in ein PDF umwandeln

Um ein Word-Dokument in ein PDF zu verwandeln, gehen Sie folgendermaßen vor.

Hierbei handelt es sich um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Dokumente, die im Dokumentenmanager abgelegt werden, sind in der Datenbank gespeichert. Werden diese aufgerufen, werden sie aus der Datenbank geholt und temporär zur Verfügung gestellt, bis sie gespeichert und zurück in die Datenbank abgelegt werden.

Daher ist ein Speichern der Dokumente nur über die Option ‘Speichern’ gestattet. Verwenden Sie den Button ‘Speichern unter’ verändern Sie den Ablageort und PATFAK kann die Datei nicht zurück in die Datenbank legen. All das können Sie auch in den Artikeln Dokumentenmanager, Dokumente beim Aufenthalt neu anlegen und PDF-Formulare im Dokumentenmanager nachlesen.

Um ein Word-Dokument in ein PDF umzuwandeln, gehen Sie daher bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie in ein PDF umwandeln wollen.

2. Gehen Sie in dem Word-Dokument auf die Karteikarte 'Datei' und wählen Sie die Option 'Exportieren'.

3. Wählen Sie jetzt die Option 'PDF/XPS-Dokument erstellen'.

4. Es öffnet sich nun ein Explorer-Fenster, in dem Sie angeben, wo Sie das PDF-Dokument ablegen wollen. Legen Sie es am besten zentral, z.B. auf dem Desktop, ab, damit Sie es für den nächsten Bearbeitungsschritt schnell wiederfinden. Klicken Sie danach den Button 'Veröffentlichen'.

5. Damit haben Sie nun das PDF-Dokument erzeugt. Es öffnet sich automatisch. Schließen Sie dieses und auch das Word-Dokument. Klicken Sie nun im Dokumentenmanager auf den Button 'Importieren'.

6. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den zentralen Ort aus, an dem Sie das PDF abgelegt haben, z.B. auf dem Desktop. Klicken Sie das PDF an und wählen Sie dann 'Öffnen'.

7. Sie erhalten nun eine Meldung, dass das PDF erfolgreich importiert wurde und Sie müssen entscheiden, ob die Original-Datei, also das PDF, das Sie an dem zentralen Ort abgelegt haben, von diesem zentralen Ort gelöscht werden soll. Diese Meldung können Sie bestätigen, denn Sie haben das PDF-Dokument nun ja erfolgreich in den Dokumentenmanager importiert.

Durch diesen Weg des Umwandelns eines Word-Dokumentes in ein PDF ist die Dokumentenauthentizität gewährleistet, da so nachvollzogen werden kann, wann und durch welchen Benutzer Dokumente in PATFAK hinzugefügt worden sind. Dies ist eine der wichtigsten Grundsätze für eine digitale Akte.