In PATFAK besteht optional die Möglichkeit, eine FiBu-Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware der Einrichtung anzubinden. Diese Schnittstelle wird entsprechend den Anforderungen individuell angepasst und eingerichtet. Die hier aufgeführte Beschreibung ist grundsätzlich und kann daher im Einzelfall von der tatsächlichen Funktionalität abweichen.
Bei der Nutzung einer solchen FiBu-Schnittstelle wird eine entsprechende Exportdatei generiert und in einem definierten Zielpfad abgelegt. Die Erstellung kann abhängig von der bei Ihnen eingerichteten Schnittstellenversion sowie den Mandanteneinstellungen mehrfach erfolgen. Bei einer erneuten Erstellung besteht die Möglichkeit, dass bereits zuvor erzeugte Daten überschrieben werden, sofern für die Buchungsdaten ein fester Dateiname verwendet wird. Die Erstellung der Schnittstellendaten sollte daher erst nach erfolgter und geprüfter Fakturierung durchgeführt werden.
ACHTUNG!
Wurden die Daten bereits exportiert und in die Finanzbuchhaltung eingelesen, sollten Korrekturen an Rechnungen ausschließlich nach einem klar definierten Prozess erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Beleg gegebenenfalls ordnungsgemäß als Gutschrift bzw. Storno die bereits verbuchten Bewegungen im Buchhaltungssystem aufhebt und eine neue Rechnung die gewünschten Buchungen erzeugt.
Eine FiBu-Datei erstellen Sie über den Button 'FiBu-Verbuchung' auf der Karteikarte 'Abschluss/ Verbuchung/ Sonderfunktionen'.
Wählen Sie auf der Karteikarte 'Abschluss/ Verbuchung/ Sonderfunktionen' den Button 'FiBu-Verbuchung‘.
Das Feld ‘Schnittstelle Nummer:‘ gibt die bei Ihnen eingestellte Schnittstellenversion an
Das Feld 'Standardbuchungsdatum/ Periode ist:' gibt den letzten Tag des aktuellen Rechnungszeitraums in der Fakturierung an.
Das Feld ‘Abweichendes Buchungsdatum’ kann durch das Setzen eines Hakens aktiviert werden, sodass rechts davon ein Datum eingetragen werden kann. (diese Option ist nicht immer verfügbar)
Das Feld ‘gebuchte Belege erneut verbuchen’ kann durch das Setzen eines Hakens aktiviert werden. Es gibt die Möglichkeit, dass bereits als gebucht markierte Rechnungen aus der Fakturierung erneut gebucht werden können. Diese Funktion kann auch ausgegraut und deaktiviert sein.
Das Feld ‘zwischenarchivierte Belege erneut verbuchen‘ ermöglicht es, dass bereits zwischenarchivierte Belege erneut verbucht werden können.
Der Button ‘TESTLAUF‘ bietet die Möglichkeit, vor der eigentlichen Erstellung der FiBu-Datei einen Probelauf durchzuführen. Dabei werden potenzielle Fehler bereits im Vorfeld erkannt und im Protokoll ausgewiesen. In einigen Schnittstellenkonfigurationen werden im Rahmen eines Testlaufes ggf. auch neue Debitorenkontonummern erzeugt. Nach Auswahl des Buttons ‘TESTLAUF‘ startet der Testlauf und ein entsprechendes Protokoll wird ausgegeben. Erst wenn dieses Protokoll fehlerfrei ist und keine weiteren Anpassungen erforderlich sind, sollte die endgültige Erzeugung der FiBu-Datei erfolgen. Es wird ausdrücklich empfohlen, nach jeder durchgeführten Korrektur und vor jeder endgültigen Erstellung einer FiBu-Datei einen Testlauf durchzuführen.
Mit dem Button ‘FiBu-Datei erzeugen‘ kann die Dateierzeugung für die Finanzbuchhaltung angestoßen werden. Es erscheint entweder eine Meldung, dass Fehler vorliegen oder es öffnet sich direkt das entsprechende Protokoll, welches zur Kontrolle der zu übergebenden Daten genutzt werden kann. Das Protokoll kann direkt ausgedruckt oder in die Zwischenablage kopiert werden. Nachdem das Protokoll geschlossen wird, werden die Rechnungen als gebucht gekennzeichnet.